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A Verdade Nua e Crua Sobre o Quanto Você Desperdiça Tempo e Dinheiro

Fabiano Aguiar      terça-feira, 14 de fevereiro de 2017

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Eficácia x Eficiência

A Verdade Nua e Crua Sobre o Quanto Você Desperdiça Tempo​ e Dinheiro

A eficiência é o ato de “fazer certo as coisas”, enquanto que a eficácia consiste em “fazer as coisas certas”.

 

Jorge é proprietário de uma empresa de consultoria de RH. Sempre dedicado e extremamente eficiente naquilo que faz, pontualmente às 08:00 já está checando seus e-mails e dando os devidos destinos: uma oferta de pós-graduação aqui, uma promoção de passagens aéreas ali, uma newsletter acolá, três ou quatro e-mails realmente importantes e pronto, 30 minutos depois sua caixa de entrada está limpa.

Como Jorge acredita que seus colaboradores gastam mais tempo do que o necessário nas redes sociais, prefere ele mesmo atualizar diariamente o Linkedin, Facebook, Twitter e Instagram da empresa. Por ser eficiente, consegue fazer isto em outros 30 minutos. 

Enfim, chegou a hora de checar sua agenda, analisar os indicadores, contatar clientes e executar as demais atividades estratégicas do seu negócio. Contudo, ao longo da sua jornada de trabalho é necessário intercalar sua função gerencial com outras pequenas tarefas operacionais de 5, 10, 15 ou 20 minutos, o que faz com que Jorge por diversas vezes suprima sua hora de almoço ou fique até mais tarde para dar conta de toda a demanda de trabalho.

Jorge é muito eficiente, mas não é eficaz! :(

 

A eficácia é saber o que fazer. Um trabalho feito com eficiência, mas sem eficácia para a conclusão de determinado plano, passa a ser inútil, pois não agregará nada de substancial, por mais bem feito que tenha sido executado. (Fonte: Significados)

A história do Jorge quer nos mostrar que não podemos ser o proprietário, o gerente e um empregado dedicado ao mesmo tempo; não há horas no dia o suficiente para isso. Quando você é funcionário, pode se concentrar em tarefas de funcionário, quando você é o patrão, pode se concentrar em tarefas de patrão. Ao exercer inúmeros papéis em uma empresa, cada uma dessas pequenas tarefas acabam sugando sua energia e diminuindo sua produtividade. 

Quando você está sobre uma situação de estresse, sua compreensão e raciocínio se torna limitado. Logo, desperdiçar meia hora em algo que não ajuda seu negócio a crescer é algo um tanto quanto inadmissível, e pode gerar perdas lastimáveis só por causa de “meia horinha”. Melhor dizendo, nenhum negócio sobrevive se o gestor não dedicar  100% do seu tempo à ele. 

Você pode imaginar passar 6 horas do dia de trabalho respondendo e peneirando e-mails, atualizando redes sociais e executando tarefas operacionais de 5, 10, 15 ou 20 minutos? Fazer isso não gera nenhuma receita. Isso significa que você dedica poucas horas do dia a coisas que realmente importam.

Como empresário, você não pode ignorar a matemática do tempo, o seu bem mais precioso. Você sabe quanto suas tarefas recorrentes estão lhe custando, e nos próximos parágrafos eu vou lhe mostrar o que fazer com essas tarefas de 10, 20, 30 minutos que sugam sua energia, seu tempo e seu dinheiro:

 

O efeito “inho” na rotina do empresário

Se você assim como o Jorge, gasta em média 30 “minutinhos” por dia para limpar dezenas (ou até centenas) de mensagens da sua caixa de entrada, fazendo isto de segunda a sexta-feira por um ano você gastará em média 7.560 minutos, que equivalem a 126 horas/ano considerando apenas 21 dias úteis por mês.

Parece loucura, certo? Agora imagine se você gasta mais 30 minutos diários atualizando suas redes sociais, ainda que corporativas? Em um ano terá desperdiçado mais 126 horas que poderiam ser utilizadas nas atividades estratégicas do seu negócio.

Logo...

Para uma tarefa diária de 5 minutinhos, você gasta 21 horas/ano.

Para uma tarefa diária de 10 minutinhos, você gasta 42 horas/ano.

Para uma tarefa diária de 15 minutinhos, você gasta 63 horas/ano.

Para uma tarefa diária de 1 hora, você gasta 252 horas/ano.

Em 3 anos você perdeu mais de 3 semanas da sua vida em uma única tarefa de 10 minutinhos que precisa ser concluída todos os dias. Quantas destas tarefas você executa em um dia? Quantas semanas ou mesmo anos da sua vida você está desperdiçando dessa maneira?

 

Mas e então, o que fazer?

 

Seja Eficaz

Na maioria dos casos, você não conseguirá se livrar das tarefas de 5 a 10 minutos por serem obrigações pessoais, mas há duas coisas que podem ser feitas para recuperar o tempo e o dinheiro:

 

1- Otimizar algumas tarefas para concluí-las em menor tempo

Se você abreviar 2 minutos de uma tarefa de 5 minutos, otimizando-a, você fez um excelente negócio. Por quê? Porque a tarefa original de 5 minutos leva 21 horas/ano, enquanto uma tarefa de 3 minutos otimizada levará um pouco mais de 12 horas/ano. Se você economizar 2 minutos por dia, recuperará 8 horas/ano, o suficiente para "pagar" para as 3 horas investidas na otimização da tarefa, sobrando ainda 5 horas extras. É um bom retorno do seu investimento no tempo.


2-Treinar pessoas e delegar as atividades

Se sua hora vale R$ 150, R$ 200 ou até mesmo R$ 500, por que desperdiçaria seu tempo em tarefas que não lhe proporcionem retorno financeiro? Não faz sentido, mas milhões de empresários fazem isso ainda. Esse tempo desperdiçado em futilidades passa despercebido por nossa mente por que está sempre disfarçado de 5 minutinhos aqui e ali. Por que contratar alguém para algo que leva apenas 10 minutos? Aí é que está o “X” da questão: o tempo e o dinheiro que você está desperdiçando representa muito mais do que um assistente virtual lhe custaria por exemplo.

Digamos que você ganha R$ 250/hora toda vez que trabalha em tarefas geradoras de receita (6 horas/dia). Isso equivale a R$ 378.000/ano. Se todas as suas pequenas tarefas compõem apenas 1 hora/dia, você está perdendo R$ 63.000 por ano. Se todas as suas tarefas domésticas compõem 2 horas/dia, você está perdendo anualmente R$ 126.000. :o

Isso que eu chamo de mau negócio!

O tempo que será investido na seleção e treinamento de uma assistente virtual ou secretária remota, nunca será um mau negócio. Você liberará mais do seu próprio tempo e o investirá em tarefas geradoras de receita. Isso chama-se eficácia :)

A Temporis Assistente Virtual e Secretária Remota por exemplo, oferece pacotes que custam no máximo R$ 59,70 a hora, e você nem investirá muito explicando, pois a empresa conta com profissionais extremamente eficazes e competentes. Se usarmos o exemplo de R$ 250/hora e se considerarmos apenas 1 hora de trabalho por dia, em 12 meses você poderá poupar R$ 47.955,60. Lhe parece um bom negócio?

 

A vida é curta de qualquer maneira. Então, veja o que a matemática do tempo tem a dizer para você!

 

Abraços,
Fabiano Aguiar

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Fabiano Aguiar - Fundador Temporis Assistente Virtual e Secretária Remota

 

Fabiano Aguiar

Administrador de Empresas com especializações nas áreas da saúde e de marketing digital.

Fundador da Temporis Secretária Remota e Assistente Virtual e do Blog Empresariado

 

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