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Como Gerenciar Melhor Seu Tempo Através da Matriz de Delegação

Secretária Remota      quinta-feira, 5 de novembro de 2015

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Como Gerenciar Melhor Meu Tempo

 

Não é de hoje que milhares de pessoas buscam diariamente uma fórmula para gerenciar melhor o seu tempo. Existem várias técnicas, umas mais simplistas como a Técnica Pomodoro, e outras um pouco mais complexas, como a Tríade do Tempo.

O fato é que as horas que temos no dia não são suficientes para executarmos tudo o que gostaríamos de fazer, por isso, recorrer a uma dessas ferramentas é uma excelente opção para quem quer ver o seu dia render mais.

Hoje ensinaremos uma nova ferramenta, denominada “Matriz de Delegação”, a qual consiste - como o próprio nome já diz - em delegar as tarefas que você não gosta de fazer, ou até mesmo gosta mas sabe que outra pessoa poderia executá-las, de maneira que você consiga consolidar o seu tempo e se dedicar estritamente àquilo que você gosta de fazer e lhe dá resultado.

A matriz é dividida em quatro quadrantes, conforme imagem abaixo:

Matriz de Delegação de Tarefas

Quadrante 1: liste aqui todas as tarefas que você ama e só você pode executá-las. Atender a um cliente chave, analisar indicadores estratégicos do seu negócio, atividades relacionadas à sua área de formação são alguns exemplos.

Quadrante 2: liste as tarefas que você gosta de fazer mas sabe que outras pessoas podem fazer. Estas atividades devem ser delegadas, mas pelo fato de gostar delas, talvez seu subconsciente tente lhe convencer de que deve retê-las, mas lembre-se que o objetivo aqui é proporcionar mais tempo livre para você.

Planejar uma viagem pode ser um bom exemplo: apenas diga o que você quer, datas, qual o seu orçamento disponível e pronto, delegado. 

Quadrante 3: elenque todas as atividades que você detesta fazer mas acha que deve executá-las ou encontra-se executando neste momento. Geralmente elas são postergadas dia após dia, até o momento em que é necessário parar todas as outras atribuições para concluí-las, pois já está com o prazo “estrangulado”.

Considere terceirizar suas contas a pagar e a receber, sua planilha de orçamento financeiro (até mesmo o orçamento doméstico) ou ainda a classificação da DRE - Demonstração dos Resultados do Exercício. São itens de extrema importância que muita das vezes acaba sendo feito "de qualquer jeito" devido a falta de prioridade.

Certamente haverá alguém que gosta (a Temporis por exemplo) e possua mais habilidade nestas tarefas do que você, portanto, DELEGUE.

Quadrante 4 – Descreva todas as atividades que você odeia e definitivamente alguém pode fazer para você. Se você não delegá-las, certamente estará perdendo um tempo precioso (e caro), tendo em vista que um assistente virtual, poderia executá-las por um custo hora provavelmente menor que o seu.

Aqui entram os contatos com operadoras de telefonia fixa, móvel, internet, tv por assinatura, etc.

 

Um lembrete, quando for delegar, delegue os resultados e não as tarefas, pois as pessoas podem chegar ao resultado esperado de formas diferentes da sua.

 

E você, como está fazendo a sua delegação? Que quadrante está recebendo a maior parte de seu tempo?Compartilhe seus resultados, certamente ajudará milhares de leitores.

Baixar o arquivo Matriz de Delegação.

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Fabiano Aguiar - Fundador Temporis Assistente Virtual e Secretária Remota

 

Fabiano Aguiar

Administrador de Empresas com especializações nas áreas da saúde e de marketing digital.

Fundador da Temporis Secretária Remota e Assistente Virtual e do Blog Empresariado

 

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